Digitala kvitton i konsultbolag – från mottagande till arkiv

Börja med underlaget, inte med papperskorgen

Hur ska konsultbolaget hantera ett kvitto som kommer digitalt, ett papperskvitto som fotograferas eller ett inköp som en anställd betalar själv? Börja med grundregeln: till varje bokföringspost ska det finnas en verifikation, exempelvis ett kvitto eller en faktura. Digital hantering ändrar inte den utgångspunkten. [2]

Ett förslag är att dela upp rutinen i tre frågor: Vad tog företaget emot? Hur ska underlaget sparas? Vem kontrollerar hanteringen? Skilj samtidigt mellan reglerna nedan och våra praktiska förslag till arbetsrutiner.

Anställdas utlägg är också företagets underlag

När en anställd gör ett inköp för företagets räkning är det en affärshändelse i företaget. Det gäller både när företaget betalar och när den anställde använder egna pengar eller ett eget kort. Kvittot ska hanteras som företagets underlag, inte som den anställdes privata handling. [1]

För digitala kvitton vid sådana inköp anger BFN att företaget ska spara kvittot i det elektroniska format som den anställde tog emot det i. Utgå därför inte från att en utskrift är den hantering som efterfrågas i BFN:s svar om anställdas utlägg. [1]

Som praktisk rutin föreslår vi att den anställde lämnar vidare den mottagna filen och beskriver inköpets sammanhang. Låt ekonomiansvarig bedöma om underlaget behöver kompletteras. Detta är ett arbetsförslag, inte en fullständig lista över verifikationskrav.

Fotograferat betyder inte automatiskt klart

Ett mottaget papperskvitto får kastas efter fotografering eller skanning endast om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Bedömningen ska ta hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter. [1]

Vi föreslår därför en kontrollpunkt innan papper förstörs: granska att hela underlaget kommit med, att uppgifterna går att läsa och att den sparade versionen går att öppna. Bestäm också vem som hanterar brister. Kontrollpunkterna är ett praktiskt förslag och utgör inte i sig bevis för att överföringen uppfyller lagens villkor.

Samma grundläggande villkor gäller enligt BFN för mottagna pappersfakturor som skannas och sparas elektroniskt. Att en fil har skapats räcker alltså inte som motivering för att kasta pappershandlingen. [1]

Två mottagna former är en annan situation

Om företaget får samma kvitto i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra får det välja vilken form som ska sparas. Det är något annat än att först ta emot papper och sedan själv fotografera det; då handlar det om en överföring. [1]

Dokumentera gärna hur bolaget skiljer dessa situationer åt. Använd inte regeln om två mottagna former som en generell förklaring till att alla fotograferade papperskvitton kan kastas.

Hypotetiskt exempel: två inköp i ett konsultbolag

En anställd köper material för bolagets räkning med egna pengar och får ett digitalt kvitto. Vid ett annat inköp får den anställde ett papperskvitto. Båda inköpen omfattas av BFN:s beskrivning av inköp för företagets räkning, trots att betalningen är privat. Det digitala kvittot ska enligt svaret om utlägg sparas i mottaget elektroniskt format. [1]

Bolaget föreslås låta den anställde lämna den digitala filen och fotografera papperskvittot enligt en gemensam rutin. Papperet behålls tills bolaget har bedömt att villkoren för överföring och förstöring är uppfyllda. Exemplet innebär inte något ställningstagande till avdragsrätt eller moms. [1]

Planera för hela arkiveringstiden

BFN anger att räkenskapsinformationen ska sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Räkna därför inte bara sju år från inköpsdagen. [1]

Avsluta rutinen med en ansvarsfördelning: vem tar emot underlagen, vem granskar överföringen och vem följer upp arkivet? Låt ekonomiansvarig granska upplägget innan det används som grund för att förstöra handlingar.